SmartOpsPraca hybrydowa na stałe zmieniła krajobraz biznesowy w Wielkiej Brytanii. Tradycyjne serwery plików stojące w biurze powoli przechodzą do historii.
Microsoft 365 (dawniej Office 365) to dziś standard komunikacji B2B w UK. Pozwala połączyć pocztę e-mail, pliki (SharePoint/OneDrive), komunikator (Teams) i najwyższej klasy cyberbezpieczeństwo w jeden spójny ekosystem.
Jednak proces migracji e-maili i kluczowych danych firmowych często budzi lęk. "Czy zgubimy maile od klientów?", "Czy praca firmy zostanie wstrzymana?". Jeśli planujesz przejście do chmury, przygotowaliśmy dla Ciebie 5 kroków, które pozwolą przeprowadzić ten proces płynnie i bezpiecznie.
Audyt obecnego środowiska to fundament
Nie przenosi się bałaganu do nowego domu. Zanim wykupisz licencje i klikniesz "przenieś", konieczne jest dokładne zmapowanie tego, z czego obecnie korzysta firma.
Na co zwracamy uwagę?
Sprawdzamy, ile skrzynek pocztowych faktycznie jest w użyciu (często płacisz za konta byłych pracowników), ile gigabajtów danych leży na lokalnych dyskach oraz czy firma wykorzystuje stare, współdzielone skrzynki (np. info@, księgowość@), które w M365 można utworzyć zupełnie za darmo!
Twój zysk:
Rzetelny audyt pozwala drastycznie zredukować docelowe koszty subskrypcji. Płacisz tylko za to, co jest bezwzględnie potrzebne Twojemu biznesowi.
Wybór właściwej licencji (Nie przepłacaj)
Microsoft oferuje dziesiątki różnych wariantów licencji (Business Basic, Standard, Premium, Enterprise). Polskie firmy w UK nierzadko dają się namówić na najdroższe pakiety, z których funkcji ostatecznie nigdy nie korzystają. Zobacz rekomendacje przygotowane przez inżynierów SmartOps IT:
| Pakiet M365 | Dla kogo? | Kluczowe funkcje |
|---|---|---|
| Business Basic | Pracownicy fizyczni, magazyn, recepcja | Aplikacje webowe (w przeglądarce), Exchange, Teams, 1TB OneDrive |
| Business Standard | Większość pracowników biurowych | Pełne aplikacje desktopowe do instalacji (Word, Excel), webinary |
| Business Premium | Zarząd, praca z danymi wrażliwymi (UK GDPR) | Zaawansowane bezpieczeństwo (Defender), zarządzanie sprzętem (Intune) |
Bezpieczeństwo by Design i zasady UK GDPR
Chmura ułatwia dzielenie się plikami, ale to niesie ryzyko wycieku danych. Jako firma działająca w Wielkiej Brytanii, jesteś odpowiedzialny przed ICO (Information Commissioner's Office) za przestrzeganie lokalnych przepisów RODO (UK GDPR).
Zanim zaprosisz pracowników do nowej chmury:
- Wymuś włączenie weryfikacji dwuetapowej (MFA) dla absolutnie każdego użytkownika. To blokuje 99.9% ataków polegających na kradzieży hasła.
- Skonfiguruj reguły anty-phishingowe oraz DLP (Data Loss Prevention), które zablokują możliwość wysłania z firmy dokumentów zawierających np. numery kart kredytowych czy dane NIN (National Insurance Number).
- Odpowiednio zablokuj dostęp dla osób logujących się z nietypowych i ryzykownych lokalizacji poza terytorium UK/Polski (Conditional Access).
Sama migracja danych: Zero przestojów
Bez względu na to, czy obecnie używasz poczty na home.pl, nazwa.pl, Google Workspace, czy starego lokalnego serwera Exchange – dobrze zaplanowana migracja jest dla pracowników praktycznie niezauważalna.
Jak to robimy w SmartOps?
Najpierw przeprowadzamy "cichą" migrację większości historycznych e-maili i plików w tle (bez przerywania pracy firmy). W docelowy weekend przepinamy domeny (zmiana rekordów DNS) i dosynchronizowujemy tylko te maile, które spłynęły w ostatnich godzinach.
Poniedziałkowy poranek
Kiedy pracownicy przychodzą do pracy w poniedziałek rano, logują się już do nowego, nowoczesnego środowiska Microsoft 365, mając natychmiastowy dostęp do całej historii swojej komunikacji. Brak przestojów.
Szkolenie i opieka Helpdesk IT
Sukces transformacji do chmury nie kończy się w momencie skopiowania plików. Największym błędem jest zostawienie pracowników samych z nowym oprogramowaniem. Frustracja powoduje, że ludzie zaczynają przesyłać pliki prywatnymi kanałami (tzw. Shadow IT).
Dlaczego polskie wsparcie IT to as w rękawie?
- Szkolenia: Pokazujemy zespołowi różnice między OneDrive (moje pliki) a SharePoint (pliki firmowe) oraz uczymy efektywnego wykorzystania platformy Teams.
- Brak bariery językowej: Zarząd może komunikować się technicznie po angielsku (lub omawiać regulacje brytyjskie), podczas gdy pracownicy na produkcji lub w biurze mają możliwość zgłaszania problemów (Helpdesk) w ojczystym języku polskim. To gigantyczna oszczędność czasu.
- Ciągły monitoring: Zarządzamy Twoim środowiskiem M365 na bieżąco. Odpowiadamy za nadawanie i odbieranie uprawnień (Offboarding/Onboarding) oraz pilnujemy kopii zapasowych (M365 nie gwarantuje w standardzie pełnego backupu danych!).
Zastanawiasz się nad Microsoft 365?
Skonsultuj swoją obecną infrastrukturę. Jako eksperci IT, przeprowadzimy Twoją firmę z UK przez każdy etap migracji, gwarantując spokój ducha i pełną zgodność ze standardami.